Les formations comportent souvent de nombreux éléments, ce qui les rendent difficiles à administrer. Des mises à jour peuvent s’avérer nécessaires en fonction de l’évolution des informations et du marché.
C’est ici que la numérisation permet de simplifier l’administration et d’améliorer la mise à jour des informations.
Comment fonctionne la formation des salariés ?
Former ses employés consiste à leur fournir de nouvelles compétences et informations nécessaires à l’accomplissement de leur travail. L’enseignement des informations est réalisé en face à face ou en ligne.
Lorsque les salariés commencent à travailler, ils sont « formés » pour leur poste, ce qui inclut les informations de base sur des sujets comme les procédures de sécurité, les processus de l’entreprise, les ressources humaines, etc.
Les entreprises doivent investir dans leurs employés par le biais de programmes de formation afin d’améliorer leurs compétences et leur permettre d’améliorer leurs perspectives d’évolution de carrière.
Il est intéressant, d’intégrer les quiz pour tester les connaissances du personnel sur divers sujets. Ils peuvent être visualisés immédiatement après la formation afin de vérifier le niveau des employés.
Les programmes de formation des employés sont essentiels parce que :
- Selon de nombreuses études et recherches, la formation est le facteur le plus influent pour déterminer les taux de rétention des employés.
- La formation aide les employés à développer leurs compétences, à acquérir des connaissances, à gagner en confiance et en expérience, ce qui, en fin de compte, accroît l’engagement des employés !
- Elle facilite la promotion interne.
- Elle permet de trouver les lacunes dans les connaissances qui doivent être identifiées et comblées.
Pourquoi numériser la formation de ses employés ?
Les programmes de formation comportent de nombreux éléments qui peuvent rendre leur gestion complexe. Le contenu des programmes de formation doit être constamment révisé lorsque les choses changent, ce qui peut prendre du temps et avoir un impact négatif sur la formation des employés.
Les logiciels de gestion de formation simplifient les tâches administratives et garantissent le respect des calendriers. La numérisation du matériel de formation (y compris les tests) facilite le suivi, et rend l’expérience plus agréable pour les employés.
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Augmente l’engagement et la responsabilité
Des fonctionnalités telles les récompenses et les notifications (par emails) permettent à chacun de savoir qui travaille et qui ne travaille pas. La numérisation rend le matériel de formation plus accessible, plus facile à suivre et plus facile à utiliser, ce qui augmente l’engagement.
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Renforce la conformité
Les solutions numériques peuvent aider à garantir que les formations sont suivies exactement comme prévu. Les logiciels peuvent être programmés pour guider les employés tout au long du processus grâce à des instructions et des rappels adaptés à la sélection de chaque utilisateur, en fournissant des conseils lorsque cela est nécessaire.
Les responsables bénéficient également d’informations améliorées en temps réel pour détecter si les employés n’ont pas terminé leur certification. Un tel logiciel permet de s’assurer que la formation est achevée dans les délais, ce qui contribue à garantir le respect des engagements de l’entreprise.
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Améliore l’efficacité et la productivité
Le logiciel peut automatiser l’administration des flux de travail et des rapports, ce qui permet aux responsables d’économiser le temps et l’argent habituellement associés à l’administration. Les responsables de la formation passent moins de temps à manipuler des feuilles et plus de temps à faire leur « vrai travail ».
Comment procéder à la numérisation de ses formations ?
Passez en revue votre formation actuelle
Ne vous contentez pas de transférer vos cours actuels sur Internet. Profitez de l’occasion pour faire un grand ménage de printemps en vous posant les questions suivantes :
- Comment cette formation peut-elle aider l’entreprise à atteindre ses objectifs ?
- Certains contenus sont-ils obsolètes ?
- Les leçons et les exemples sont-ils toujours utiles aux employés ?
- Quels sont les compétences, les connaissances ou les sujets qui ne sont pas abordés ?
Profitez de cette occasion pour rencontrer les cadres, les chefs de service et les autres décideurs afin d’obtenir leur point de vue sur ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas.
Numériser le matériel de formation
Avant de vous lancer dans la numérisation des supports de formation existants, réfléchissez à la manière la plus efficace de présenter ces données.
L’un des principaux avantages de la formation en ligne est sa polyvalence ; vous pouvez dispenser l’enseignement de différentes manières afin de susciter l’intérêt des étudiants de la manière la plus efficace. Par exemple, vous pouvez :
- Intégrer des courtes vidéos.
- Découper les chapitres d’un contenu dense en plus petits morceaux.
- Utiliser des questionnaires pour rendre l’apprentissage plus attrayant.
- Ajouter des liens vers de sites pour aider les stagiaires.
- Fournir des liens pointant directement vers d’autres ressources sur le Web.
- Créer des bases de connaissances en ligne pour permettre un apprentissage juste à temps.
- Créer des forums où les employés peuvent poser des questions.
Choisir un système de gestion de l’apprentissage
La méthode idéale pour de la formation numérique en ligne est d’investir dans un système de gestion de l’apprentissage (LMS) en ligne. Une plateforme LMS peut faire plus que simplement fournir du contenu aux apprenants au sein de votre organisation, elle surveille par ailleurs les progrès, note automatiquement les tests et adapte même le parcours d’apprentissage en fonction de l’expérience de l’employé ou de son travail.
Un LMS fiable doit également proposer des formations sur différents appareils, afin que les employés puissent y accéder depuis leur ordinateur de bureau ou leur téléphone portable.
